BAB 13 MANAJEMEN PROYEK

PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Sistem informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Oleh karena itu, sangat penitng bagi kita unutk mengetahui bagaiman amengelola proyek sistem infromasi dan mengethaui bagaimana dan mengapa proyek tersebut berhasil atau gagal.

Proyek Macet dan Kegagalan Sistem

Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manjemen yang baik, setidaknya akan mengalami beberapa konsekuensi berikut :

·         Anggaran yangs angat berlebih

·         Penguluran waktu yang tidak diharapkan

·         Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan

·         Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi

Sasaran Manjameen proyek

Proyek adalah serangkainan aktivitas yang berhubungan yang terencana unutk mencapai sasaran bisnis tertentu. Mamanjemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat, dan teknik unutk mencapai sasarna tertentu dalam batasan anggaran dari waktu yang ditentukan. Cakupan mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam suatau proyek. Waktu adalah jumlah wkatu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Biaya didasarkan pada wkatu untuk menyelesaikan prooyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang dipelrukan untuk menyelsaikan royek. Kualitas adalah indikator sebarapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen. Resiko mengacyu [ada maslaah potensial yang dapat mengancam keberhjasilan proyek.

MEMILIH PROYEK

Perusahaan harus untuk memilih dari kelompok ini proyek2 yang menjanjikan manfaat terbesar bagi bisnisnya.

Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi

Figur di bawah ini membantu memastikan bahwa proyek sistem informasi yang terpenting diproritaskan. Puncak struktur ini adalah kelompok perancanaan strategis perushaan dan komite pengendali sistem infromasi. Komite pengandali sistem informasi adalah kemlompok manajemen senior dengan tanggung jawab mengembangkan dan mengoperasikan sistem.

Menghubungkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis

Untuk mengidentifikasi proyek2 sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnia paling tinggi, organisasi harus mengambangkan rencana sistem infromasi yang mendukung rencana bisnis keseluruhannya. Untuk membuat rencana yang efektiv, perusahaan harus menginventarisi dan mendoklumentasui semua aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktur TI nya.

Faktor Keberhasilan Kritis                                                

Analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan, pendekatan berpendapat bahwa kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan (CSF) dari manajer. Jika tujuan tersebut dapat dicapai, Keberhasilan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart dan Treacy, 1982).

Analisis Portofolio

Setelah naalisis strategis menentukan arah secara keseluruhan dari pengembangan sistem , analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek proyek yang sifatnya alternatif. Naalisis protofolio menginventaris semua proyek dan set sistem infromasi organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourching, dan lisensi.

Model penilaian

Model penilaian berguna untuk memilih proyek yang perlu memperhitungkan banyak kriteria. Model penilaian memberi bobot pada berbagai fitur dalam sebuah sistem, kemudian menghitung total pembobotannya.

MENENTUKAN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

Biaya dan Mnfaat Sistem Informasi

Manfaat berwujud dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat tak berwujud seperti layanan konmsumen yang lebih efisien atrau pengambilan keputusan yang lebih baik, tidak dpaat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan keuntungan dalanjangka panjang.

Penganggaran Modal untuk Sistem Infromasi

Model penganggaran modal adalah satu teknik mengukur nilai investasi dalam proyek investasi modal berjangka poanjang. Model penganggran modal yang mendasar dalam mengavaluasi proyek teknologi informasi adalah :

·         Metode pembayran kembali

·         Tingkat pengembalian atas investasi akuntansi

·         Nilai sekarang bersih

·         Tingkat pengembalian internal

Model penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus kas yang masuk dan keluar perusahaan.

Pilihan Nyata Model Harga

Beberapa proyek sistem informasi yang sangat tidak pasti, terutama investasi dalam infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan mereka muka biaya tinggi. Jika infrastruktur ditingkatkan ini yang tersedia, organisasi akan memiliki kemampuan teknologi untuk merespon lebih mudah untuk masalah masa depan dan peluang. Model nyata pilihan harga (ROPMs) menggunakan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya adalah benar, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak beberapa waktu ke depan.

Keterbatasan Model Keuangan

Keputusan investasi banyak perusahaan ‘sistem informasi tidak memadai mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi diciptakan oleh baru sistem, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak yang belajar pengguna kurva untuk sistem baru terhadap produktivitas, atau manajer perlu waktu menghabiskan mengawasi perubahan sistem yang berhubungan baru.

MENGELOLA RESIKO PROYEK

Dimensi Risiko Proyek

Tingkat resiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dan staf sistem informasi dan tim proyek. Walaupun kesulitan teknologi adalah salah satu faktor resiko dalam proyek sistem informasi, faktor2 lainnya kebanyakan bersifat organisasional, berkenaan dengan rumitnya kebutuhan informasinya, cakupan proyeknya, dan sberapa banyak baguian organisasi yang akan dipengaruhi oleh sistem informasi baru.

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

Pembuatan sistem yang sukses membutuhkan adanya manajemen perubahan yang cermat.

Konsep Implementasi

Implementasi adalah semua aktivitasd organisasional yang berhubungan dengan penggunaan, manajemen, dan rutinisasi dari sebuah inovasi, misalnya sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah seorang agen perubahan.

Peran Pengguna Akhir

Partisipasi pengguna dalam perancangan danm operasi dari sistem informasi membawa beberapa hasil positif. Hubungan antara pengguna dan spesialis informasi biasanya menimbulkan masalah untuk upaya implementasi sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai latar belakang, kepentingan, dan prioritas yang berbeda.

Dukungan dan Komitmen Manajemen

Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen manajemen pada berbagai tingkatan, ini akan cenderunbg dipahami positif baik oleh pengguna maupun oleh staf layanan informasi tersebut.

Tantangan Manajemen Perubahan unutk Rekayasa Ulang Proses Bisnis, Aplikasi Perusahaan, serta merger dan akuisisi

Dengan adanya tantangan inovasi dan impelemntasi, bukan hal mengejutkan jika kita menjumpai tingkat kegagaglan yang sangat tinggi dalam banyak aplikasi perusahaan dan proyek rekaysa ulang proses bisnis, atau rekaysa ulang proses bisnis (BPR) yang secara khusus membutuhkanm perubahan orgabisasional yang k=ekstensif dan mungkin mengharuskan penggantian teknologi dan sistem warisan yang lama, yang sudah sangat mengakar dalam banyak proses bisnis yang saling berhubungan.

Mengandalikan Faktor Resiko

Tidak semua aspek dari proses implementasi dapat dikendalikan atau direncanakan dengan mudah. Namun, antisipasi masalah yang berpotensi muncul satt implemtasi dan menerapkan strategi korektif yang tepat dapat meningktkan peluang keberhasilan proyek sistem.

Menghadapai Kerumitan Teknis

Perangkat integrasi internal sangat membantu dalam mengerjakan proyek-proyek dengan teknolgi yang rumit dan menantang.

Mengelola Kompleksitas Teknis

Proyek dengan teknologi menantang dan kompleks bagi pengguna untuk menguasai manfaat dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada bagaimana juga kompleksitas teknis mereka dapat dikelola. Pemimpin proyek membutuhkan keduanya pengalaman teknis dan administrasi yang berat. Mereka harus mampu mengantisipasi masalah dan mengembangkan hubungan kerja yang halus antara didominasi tim teknis.

Perencanaan formal dan Pengendalian Peralatan

Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek yang grafik Gantt dan grafik PERT. Sebuah Gantt kegiatan grafik daftar proyek dan mereka yang sesuai tanggal mulai dan selesai. The Gantt chart visual mewakili waktu dan
durasi tugas yang berbeda dalam proyek pengembangan serta manusia mereka
kebutuhan sumber daya . Ini menunjukkan setiap tugas sebagai bar horisontal
panjang yang sebanding dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Meskipun grafik Gantt menunjukkan ketika kegiatan proyek dimulai dan berakhir, mereka tidak
menggambarkan dependensi tugas, bagaimana satu tugas yang terpengaruh jika yang lain adalah di belakang jadwal, atau bagaimana tugas harus dipesan.

MERANCANG UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi,
proyek sistem informasi harus secara eksplisit mengatasi cara di mana organisasi akan berubah ketika sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, extranet, dan aplikasi Web. Selain prosedural perubahan, transformasi dalam fungsi pekerjaan, struktur organisasi, kekuatan
hubungan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati.

Desain sociotechnical

Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi adalah untuk menggabungkan praktek desain sociotechnical ke proyek-proyek sistem informasi. desainer mengatur set sebagainya terpisah dari solusi desain teknis dan sosial.

PROYEK ALAT SOFTWARE MANAJEMEN

Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek
memudahkan proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek
biasanya memiliki kemampuan untuk mendefinisikan dan memesan tugas, menetapkan
sumber daya untuk tugas-tugas, membangun awal dan akhir tanggal untuk tugas, pelacakan
kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi
penciptaan Gantt dan PERT grafik. Beberapa alat-alat ini adalah program canggih besar untuk mengelola sangat besar proyek, kelompok kerja tersebar, dan fungsi perusahaan. Alat high-end ini dapat mengelola jumlah yang sangat besar dari tugas dan kegiatan dan hubungan yang kompleks.

DAFTAR PUSTAKA

1.      http://nitarizkaamalia.blog.upi.edu/2015/11/09/chapter-14-manajemen-proyek/

2.      Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. 2014. Management Information System : Managing The Digital Firm Edition 12^th. Salemba.