BAB 11 PENGGUNAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM

ORGANISASI BISNIS

Dukungan System Informasi Bagi Perusahaan

Sistem iformasi dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan, dimana sistem infromasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan danlima sistem informasi seperti; sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, sistem informasi keungan, sistem informasi sumber daya manusia dan sistem informasi sumber daya informasi, dirancang untuk tingkat lebih rendah. Sistem-sistem ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan - anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang dan seterusnya. Struktur organisasi ini disebut  sebagai organisasi maya (virtual organization).

ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Sumber Daya Informasi

Mengidentifikasikan sumber daya informasi yang teridiri atas perangkat keras, perangkat lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi. Pada umunya sebagian besar sumber daya berlokasi di layanan inforasi dan merupakan tanggungjawab dari CIO (chief information officer).

Spesialis Informasi

Spesialis informasi menggambarkan  karyawan yang bertanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi awalnya meliputi analis sistem, programmer, dan operator, kemudian terakhir ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan Webmaster.

STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

Tren Dari Struktur Tersentralisasi Ke Desentralisasi

Struktur organisasi yang umum bagi suatu oeasi tersentralisasi, namun struktur dalam layanan informasi harus disesuaikan dengan siklus hidup sistem. Selama tahun1970-an dan 1980-an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan.

Struktur Organisasi Inovatif

Pada tahun 1990-an disadari bahwa sentralisasi ataupun desenralisasi memiliki keunggulan masing-masing, perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu truktur organisasi yang “terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini terrjadi jika keputusan yang berkaitan dengan IT diberikan pada unit IS korporat dan wewenang penggunaan IT secara strategis di area masing-masing unit diberikan pada area bisnis tersebut masing-masing. Struktur ini mengalami kesulitan karena dua alasan, pertama, peranan IT yang membesar saat ini, kedua, perubahan teknologi yang membutuhkan perhatian khusus dalam hal pengembangan pengatahuan , keahlian informasi, dan memanfaatkan sumber daya informasi yang tersedia di vendor dan konsultan.

KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama ;

1.    Dampak pendidikan komputer ; program pendidikan komputer yang ada pada sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat tahun 1980-an. Perkembangan kemampuan di bdang komputer dari tingkat manajemen paling rendah hingga paling tinggi.

2.    Antrian layanan informasi ; perkembangan jumlah pengguna komputer sehingga meningkatkan jumlah antrian yang semakin menumpuk dan menuntut untuk diberikan layanan informasi dengan cepat, hal ini berdampak meningkatkan tuntutan atas tambahan dukungan sistem.

3.    Murahnya piranti keras ; berkembangnya perusahaan penghasil piranti keras yang mengakibatkan membanjirnya piranti keras ini di pasaran, akibatnya karena persaingan piranti keras semakin murah di pasaran.

4.    Piranti lunak siap pakai ; berkembangnya perusahaan yang menghasilkan piranti lunak yang dapat memberikan informasi bagi pengambil keputusan. Piranti lunak siap pakai sangat banyak dijual dipasaran untuk ditawarkan pada pengguna untuk langsung diimplementasikan.

PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yanng dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

EUC memberikan dua manfaat utama ;

·         Menyamakan kemampuan dan tantangan

Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut.

·         Mempersempit jarak komunikasi

Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Sedangkan, spesialis informasi adalah pakar dalam bidang teknologi, namun kurang memiliki pengetahuan dalam area masalah.

Resiko Komputasi Pengguna Akhir

Pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada beberapa resiko ;

·         Sasaran sistem yang buruk.

·         Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk.

·         Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.

·         Hilangnya integritas data.

·         Hilangnya keamanan.

·         Hilangnya kendali.

OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor. IBM yang memperkenalkan istilah pengolahan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata.

Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administrasi ke Manajerial

Aplikasi OA dibuat untuk mendukung pegawai bagian sekretariat dan administratif. Pengolah kata, e-mail, faks dan penanggalan elektronik adalah contoh-contohnya. Pengalihan pengiriman surat menjadi bentuk e-mail dan pertemuan rapat untuk wilayah geografis yang luas diatasi dengan video konferensi.

KANTOR MAYA

Konsep kantor maya (virtual office) ingin mewujudkan pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi mana saja selama tempat tersebut terhubung satu dengan lainnya.

Telecommuting

Istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja. Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi akan dapat diakomodasi. Kerugiannya pertama, karena sifatnya terisolasi maka karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting. Kedua, kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggu karirnya. Ketiga, meningkatnya ketegangan keluarga karena batasan antara tanggungjawabrumah dan kantor dapat dengan mudah menjadi kabur.

Hoteling

Hoteling adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat membagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor. Konsep yang diberikanpun sama dengan hotel harus melakukan reservasi terlebih dahulu saat akan menggunakan fasilitas dengan sumber daya dukungan tertentu. Keuntuannya adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Kekurangannya adalah anggapan akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas, dan potensi berdampak negatif dengan budaya korporat.

ORGANISASI MAYA

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan sebuah organisasi maya.

Dampak Sosial Organisasi Maya

Mekipun kantor maya dan organisasi maya terutama diidentifikasikan sebagai suatu strategi bisnis, konsep ini pada akhirnya akan dapat memberikan pula dampak kepada masyarakat. Industri-industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence). Kantor maya dan organisasi maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar langit dan ransportasi, menjadikan kota kita lebih tenang, lebih lembut, dan menjadi tempat yang lebih menarik untuk dihuni.

DAFTAR PUSTAKA

1.      http://ernaparj.blogspot.co.id/2015/06/pengguna-dan-pengembangan-sistem.html

2.   Jr, Raymond McLeod., George P.Schell, Management Information System, Edisi 10, Pearson, Salemba Empat, 2008.